PerkinElmerin uusi HR-järjestelmä osallistaa myös työntekijät
PerkinElmer otti käyttöön Mepcon palkka- ja HR-järjestelmät huhtikuussa 2015. Samalla yrityksessä uudistettiin työsuhteen elinkaaren prosesseja.
”Aiemmin esimerkiksi uuden henkilön palkkaamiseen liittyviä dokumentteja piti kierrättää paperisena yrityksen hyväksymiskäytännön mukaisesti henkilöltä toiselle, nyt koko hyväksymisketju hoituu järjestelmän kautta”, PerkinElmerin henkilöstöpäällikkö Jaana Kivi kertoo. ”Toimintatavan muutos on selkeyttänyt hyvin paljon toimintaamme.”
Helppo käyttöönotto
PerkinElmerin 550 työntekijän joukossa uudet järjestelmät on otettu innolla vastaan. ”Käyttöönotto on sujunut yllättävän helposti, kun puhutaan henkilöstömäärältään näinkin suuresta yrityksestä”, Jaana Kivi sanoo. ”Esimiehet ovat tyytyväisiä, sillä järjestelmät helpottavat heidän arkityötään.”
Sujuvaan käyttöönottoon on varmasti vaikuttanut myös PerkinElmerin projektipäällikön, Niina Kaarilahti-Vahteran, kekseliäät koulutustavat. ”Järjestimme perinteisten koulutusten sijaan henkilöstöllemme pop-up tilaisuuksia, joissa ihmiset saivat itse käydä harjoittelemassa omien tietojen katselemista ja lomien syöttämistä”, Jaana Kivi kertoo. ”Mietimme myös tarkkaan viestintää ja tiedotusta, ja kerroimme uusista järjestelmistä kaikissa yrityksen käyttämissä viestintäkanavissa.”
Jokaisella työntekijällä pääsy omiin tietoihin
Kun PerkinElmerillä aloittaa uusi työntekijä, esimies kirjaa hänen tietonsa HR-järjestelmään, josta ne siirtyvät edelleen palkkajärjestelmään. Tämän jälkeen jokaisella työntekijällä on pääsy omiin tietoihinsa. Vanhassa järjestelmässä näin ei ollut. ”Ihmiset ovat olleet kovasti kiinnostuneita järjestelmästä ja omista tiedoistaan”, Jaana Kivi kertoo. ”Myös lomat ja pidemmät poissaolot anotaan järjestelmän kautta.”
Uusi järjestelmä on saanut henkilökunnalta suitsutusta. ”Palaute työntekijöiltä on ollut hyvää: Ihanaa, että on ohjelma, jota on näin helppo käyttää! Ei tarvita mitään käyttöohjeita”, Jaana Kivi toteaa. ”Käyttäjän näkökulmasta järjestelmä onkin ollut helppokäyttöinen.”
Mepcon konsultit auttoivat
Onnistunut projekti vaatii osaavan yhteistyökumppanin. ”Omasta näkökulmastani yhteistyö Mepcon konsulttien kanssa sujui hyvin”, Jaana Kivi kertoo. ”He olivat sitoutuneita ja auttoivat järjestelmän pystyttämisessä. Tosin ilman yrityksemme osaavaa palkanlaskijaa ja IT-osastomme asiantuntijuutta, ei projektin läpivienti olisi sujunut niin mallikkaasti kuin se sujui.”
Vastaavaa projektia suunnittelevalle Jaana Kivellä on yksi neuvo: ”Projektissa on tärkeä kartoittaa asiakkaan tarpeet ja käytännöt hyvin tarkasti. Yhdessä palveluntarjoajan kanssa, ennen projektin alkua.”
