Palkanlaskennan esijärjestelmänä Mepcon elektroninen tuntikortti

Lujatalo kerää työmaidensa tapahtumat palkanlaskentaan sähköisen tuntikortin avulla

Asuntojen ja toimitilojen rakentaja Lujatalo Oy otti käyttöön Mepco Oy:n kehittämän sähköisen tuntikortin, jonka avulla tapahtumatiedot saadaan tehokkaasti ja luotettavasti työmailta palkanlaskentaan.

Lujatalolla on rakennustyömaita ympäri Suomea, joten päivittäisten työsuoritusten kirjaaminen ja kerääminen palkanlaskentaan on varsin haastavaa. Aiemmin prosessia hoidettiin Lujatalon itse kehittämällä Excel-sovelluksella. Menetelmä oli häiriöaltis ja aiheutti virhetilanteita, joita jouduttiin selvittämään ja korjaamaan käsin palkkahallinnossa. Ongelmia aiheutti myös työnjohtajien riittämätön tieto työehtosopimusten tulkinnoista eri tilanteissa.

"Kaipasimme uutta ratkaisua tehostamaan tiedonkeruuprosessia ja parantamaan palkanlaskentaan tuotettavan aineiston laatua. Lisäksi halusimme lisätä työnjohtajien kustannustietoisuutta sekä helpottaa monimutkaisten TES-tulkintojen tekemistä", tietohallintopäällikkö Matti Räsänen Lujatalo Oy:stä kertoo.

Moderni ja joustava Microsoft-ohjelmisto

Perusteellisen vertailun jälkeen Lujatalo päätyi Mepcon tiedonkeruuohjelmistoon, jota voidaan käyttää sekä Mepcon kokonaisvaltaisen palkka- ja henkilöstöjärjestelmän osana että erillisenä sovelluksena ja mihin tahansa palkkajärjestelmään liitettynä. Ratkaisu vastasi prosessin tiukkoja vaatimuksia ja istui Lujatalon IT-strategiaan sekä käyttöliittymältään että arkkitehtuuriltaan.

"Pyrimme vähentämään järjestelmiemme lukumäärää ja vakioimaan käyttöliittymät Microsoft Office 2007 -tyyppisiksi. Mepcon tarjoama ratkaisu palveli päämäärää oivallisesti. Käyttöliittymän tuttuudella ja samankaltaisuudella on suuri merkitys rivikäyttäjille", Räsänen painottaa.

Järjestelmän käyttö aloitettiin kattavien käyttökoulutusten jälkeen maaliskuussa 2010. "Mepco vei hankkeemme läpi mallikkaasti ja lähes sovitun budjetin mukaisesti", Räsänen jatkaa.

Tehokasta tiedonkeruuta ja laskentaa

Lujatalon varsinainen palkanlaskenta on keskitetty Kuopioon. Ympäri Suomea olevilla rakennustyömailla ohjelmistoa käyttää noin kaksisataa työnjohtajaa, jotka kirjaavat järjestelmään yli 450 työntekijän työsuoritteita, poissaolotietoja sekä matka- ja työkalukorvauksia.

Työnjohtaja tallentaa tapahtumat elektroniselle tuntikortille päivittäin. Palkanlaskijat tarkastavat listat ja ajavat liittymän, jonka avulla tiedot siirretään varsinaiseen palkkajärjestelmään. Siirtoajot tehdään ja palkat maksetaan kahden viikon välein. Sähköinen tuntikortti hoitaa automaattisesti ylitöitä koskevat hankalat TES-tulkkaukset.

"Järjestelmän ansiosta tapahtumat saadaan kohdistettua tehokkaasti oikeille kustannuspaikoille. Työnjohtajan on annettava kirjauksen yhteydessä littera, joka kertoo työn ja kulujen täsmällisen kohteen", projektipäällikkö Mika Häiväläinen Lujatalo Oy:stä selittää.

Ohjelmiston avulla tuotetaan raportteja sekä palkanlaskijoille että työnjohtajille. Työnjohtajat voivat seurata järjestelmän avulla toteutuneita kustannuksia sekä jatkossa myös lomien ja pekkaspäivien käyttöä.

Luotettavaa tietoa palkanlaskentaan

Ratkaisu on järkeistänyt, automatisoinut ja tehostanut toimintaa sekä Lujatalon työmailla että yhtiön palkkahallinnossa.

"Järjestelmä on vähentänyt virheitä ja lisännyt palkka-aineiston luotettavuutta. Aineistojen käsittely on nopeutunut ja palkkahallinnon työtaakka keventynyt. Sähköiset työvälineet ovat myös vähentäneet paperin käyttöä", Häiväläinen korostaa.

"Myös kustannustietoisuus on parantunut toivotulla tavalla. Hyväksyessään tapahtumia työnjohtaja näkee heti niiden euromääräiset kustannusvaikutukset. Näin esimerkiksi ylitöiden teettämisen mielekkyyttä voidaan arvioida aiempaa paremmin", Räsänen muistuttaa.

Lujatalon ja Mepcon yhteistyö on johtanut odotettuihin tuloksiin. "Olen tyytyväinen Mepcolta saamaamme ratkaisuun, joka toteutettiin ammattitaidolla ja tarpeitamme kuunnellen", Räsänen sanoo.

"Yhteistyö Mepcon asiantuntijoiden kanssa oli sekä tuloksellista että miellyttävää. Saimme tarvitsemamme ratkaisun ja jatkamme toimintamme kehittämistä henkilöstömme toiveita kuulostellen", Häiväläinen summaa.

Lisätiedot

Mepco: johtaja Riitta Keltamäki, puhelin 0400 233 152, lähetä sähköpostia

Lujatalo: tietohallintopäällikkö Matti Räsänen, puhelin 044 585 2636, lähetä sähköpostia

Lujatalo kuuluu Luja-yhtiöihin. Luja on kolmannen polven perheyritys ja toiminut alalla jo 57 vuotta. Luja on yksi Suomen suurimmista rakennusalan konserneista. Yhtiön liikevaihto on 357 miljoonaa euroa ja sen palveluksessa työskentelee lähes kaksituhatta ammattilaista. Rakennusliike Lujatalo on sekä asunto- että toimitilarakentaja, jonka erikoisalana on peruskorjaus. Muita Luja-yhtiöitä ovat Lujabetoni Oy, Fescon Oy ja Lujapalvelut Oy. Lisätiedot www.luja.fi.

Asiakkaidemme kokemuksia